การวางแผนด้วย Excel ทำให้โรงงานมีต้นทุนแฝงอย่างไร?

Excel เป็นเครื่องมือที่ดีสำหรับการรวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูล และยังเหมาะกับโรงงานที่มีรายการผลิตและเงื่อนไขไม่ซับซ้อน ปัญหาจึงไม่ได้เกิดจาก Excel เอง แต่เกิดเมื่อโรงงานใช้ Excel เป็นระบบวางแผนการผลิตหลัก ทั้งที่ข้อมูลเปลี่ยนแปลงตลอดเวลา

เมื่อจำนวน Order, Work Order, เครื่องจักร, Routing และ Due Date เพิ่มขึ้น Planner ต้องแก้ไขข้อมูลหลายจุดด้วยตนเอง ความล่าช้าและความคลาดเคลื่อนจึงสะสมเป็นต้นทุนที่มองไม่เห็น

บทความนี้จะพาไปดู 10 ต้นทุนแฝงที่มักเกิดขึ้น และวิธีประเมินว่าโรงงานควรเริ่มใช้ระบบ APS หรือ ERP/MRP เมื่อใด

10 ต้นทุนแฝงจากการวางแผนด้วย Excel

1. ส่งมอบสินค้าไม่ทัน (Late Delivery)

เมื่อมีคำสั่งซื้อเพิ่มขึ้น Planner ต้องแก้ไขไฟล์ Excel ตลอดเวลา
หากลืมแก้เพียง 1 จุด
ผลกระทบอาจเกิดขึ้นทันที

• ส่งของช้า
• ลูกค้าไม่พอใจ
• ถูกปรับ (Penalty)
• เสียความน่าเชื่อถือ

   ต้นทุนแฝง

• ค่าปรับ
• ลูกค้าย้ายไปหาคู่แข่ง
• ยอดขายหาย  

 2. เครื่องจักรว่าง แต่ส่งของไม่ทัน

ปัญหานี้พบได้บ่อยมาก

Planner มองไม่เห็นว่า

เครื่อง A ว่าง
เครื่อง B ทำงานหนักเกินไป
จึงทำให้บางเครื่องมีงานล้น

ในขณะที่อีกหลายเครื่องไม่มีงาน

ผลคือ

ใช้กำลังการผลิตไม่เต็มประสิทธิภาพ
OT เพิ่ม
ส่งงานช้า

อ่านบทวิเคราะห์เรื่องเครื่องจักรว่างและ Bottleneck →

 3. Planner ใช้เวลาทั้งวันกับ Excel

หลายโรงงาน

Planner เปิด Excel ตั้งแต่เช้า

• Copy
• Paste
• Sort
• Filter
• เปลี่ยนสี
• ลากแถว

บางครั้งใช้เวลาหลายชั่วโมง

แต่ยังไม่ได้เริ่มคิดเรื่องการวางแผนจริง

เวลาของ Planner จึงหมดไปกับการจัดการข้อมูล

แทนที่จะใช้ความสามารถในการวิเคราะห์

4. ปรับแผนทั้งโรงงานใช้เวลาหลายชั่วโมง

เมื่อเกิดเหตุการณ์ เช่น

• เครื่องจักรเสีย
• ลูกค้าเร่งงาน
• วัตถุดิบมาช้า
• พนักงานลา

Planner ต้องแก้ไข Excel ใหม่ทั้งหมด

บางโรงงานใช้เวลา

2 ชั่วโมง
4 ชั่วโมง
หรือทั้งวัน

กว่าจะได้แผนใหม่

ระหว่างนั้น โรงงานก็เดินผิดแผนไปแล้ว

5. ความผิดพลาดจาก Human Error

Excel ไม่มีระบบตรวจสอบหลายเรื่อง เช่น

ใช้เครื่องจักรผิดประเภท
ผลิตก่อนงานก่อนหน้าเสร็จ
ใช้วัตถุดิบเกินสต๊อก
ลืมเปลี่ยน Due Date

ความผิดพลาดเพียงเล็กน้อย

อาจทำให้เสียเวลาผลิตหลายวัน

6. วัตถุดิบสั่งมากเกินไป

เมื่อแผนผลิตไม่แม่นยำ

MRP ที่คำนวณจาก Excel ก็ผิดตาม

ผลคือ

ซื้อวัตถุดิบมากเกิน
เงินจมในสต๊อก
คลังสินค้าเต็ม
เงินสดหมุนเวียนลดลง

7. ขาดวัตถุดิบในวันที่ต้องผลิต

ในทางกลับกัน

บางรายการกลับซื้อไม่ทัน

ทำให้

เครื่องจักรรอวัตถุดิบ
คนงานรอ
งานหยุด

ทั้งที่ลูกค้ารอสินค้าอยู่

8. ใช้ OT โดยไม่จำเป็น

เมื่อแผนไม่เหมาะสม

โรงงานมักแก้ปัญหาด้วย

• OT
• ทำวันเสาร์
• ทำวันอาทิตย์ 
  

ทั้งที่หากวางแผนถูกต้อง อาจผลิตได้ทันภายในเวลาปกติ

9. ไม่มีข้อมูลแบบ Real-time

Excel เป็นเพียงไฟล์ข้อมูล

ไม่รู้ว่า

งานไหนผลิตเสร็จแล้ว
งานไหนกำลังผลิต
งานไหนเสีย
เครื่องไหนหยุด

Planner จึงวางแผนจากข้อมูลเมื่อวาน

แทนที่จะเป็นข้อมูลปัจจุบัน

10. ผู้บริหารตัดสินใจจากข้อมูลที่ล่าช้า

เมื่อผู้บริหารถามว่า

"ตอนนี้เราจะส่งของทันหรือไม่?"

หลายโรงงานต้องรอ Planner เปิด Excel

ตรวจสอบหลายไฟล์

กว่าจะตอบได้

ข้อมูลก็อาจไม่ตรงกับสถานการณ์จริงแล้ว

ตัวอย่างต้นทุนแฝงที่มองไม่เห็น

สมมติว่าโรงงานมี

เครื่องจักร 40 เครื่อง
Planner 2 คน
ผลิต 300 Work Orders ต่อวัน

หาก Planner เสียเวลาเพียง

วันละ 2 ชั่วโมง

คิดเป็น

Planner 2 คน × เสียเวลาคนละ 2 ชั่วโมงต่อวัน × 22 วัน
= 88 ชั่วโมงต่อเดือน

หากต้นทุน Planner เฉลี่ย 200 บาทต่อชั่วโมง:

88 ชั่วโมง × 200 บาท
= 17,600 บาทต่อเดือน
= 211,200 บาทต่อปี

*ตัวเลขนี้เป็นเพียงตัวอย่างเพื่อแสดงวิธีคำนวณ ต้นทุนจริงขึ้นอยู่กับจำนวน Planner ค่าแรง และเวลาที่แต่ละโรงงานใช้จัดการแผน

ยังไม่รวม

• ค่า OT
• ค่าขนส่งด่วน
• งานเสีย (Rework)
• วัตถุดิบค้างสต๊อก
• เครื่องจักรว่าง
• การส่งมอบล่าช้า
• การเสียลูกค้า

ซึ่งในหลายโรงงาน ต้นทุนแฝงรวมกันอาจสูงถึง หลักล้านบาทต่อปี

แล้วโรงงานควรทำอย่างไร?

เมื่อโรงงานมี

• เครื่องจักรหลายเครื่อง
• สินค้าหลายร้อยรายการ
• Work Orders จำนวนมาก
• การเปลี่ยนแผนทุกวัน

การวางแผนด้วย Excel จะเริ่มถึงขีดจำกัด

ระบบ Strategic APS (Advanced Planning & Scheduling) จะช่วยให้

✓ วางแผนแบบ Finite Capacity ตามกำลังการผลิตจริง

✓ ปรับแผนทั้งโรงงานภายในไม่กี่นาที

✓ ลดการใช้ Excel

✓ ลด OT และเวลาสูญเสีย

✓ เพิ่มการส่งมอบตรงเวลา (On-Time Delivery)

✓ ใช้เครื่องจักรได้เต็มประสิทธิภาพ

✓ เชื่อมต่อกับ ERP หรือ SAP Business One ได้

สรุป

Excel เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมสำหรับการจัดการข้อมูล แต่เมื่อโรงงานเติบโต การใช้ Excel เป็นระบบวางแผนการผลิตหลัก อาจสร้างต้นทุนแฝงจำนวนมากโดยไม่รู้ตัว

การลงทุนในระบบ APS ไม่ใช่เพียงการซื้อซอฟต์แวร์ แต่คือการลดต้นทุนที่เกิดขึ้นทุกวัน และช่วยให้โรงงานสามารถวางแผนการผลิตได้อย่างแม่นยำ รวดเร็ว และพร้อมรับมือกับการเปลี่ยนแปลงตลอดเวลา

 อยากรู้ว่า Strategic APS แก้ปัญหานี้ได้อย่างไร
ดูรายละเอียด Strategic APS →
ขอ Demo ด้วยข้อมูลจริง →